Een koppeling laten maken tussen je systemen.
Een koppeling laat twee systemen zelf gegevens uitwisselen, zodat overtypen en kopieerwerk verdwijnen en je administratie overal gelijk loopt. Strila bouwt en beheert zulke koppelingen tussen de pakketten die je al hebt: je boekhouding, je webshop, je nieuwsbriefsysteem, je urenregistratie. Je houdt de pakketten die je kent, en het werk ertussenin doet de koppeling.
eerst uitzoeken wat er kan, daarna een vaste afspraak
Waar het handwerk blijft hangen.
Vier situaties die in bijna elk bedrijf wel ergens spelen.
Facturen die je overtypt.
De facturen ontstaan in het ene pakket en gaan met de hand het boekhoudpakket in. Elke maand hetzelfde rondje, en een tikfout werkt door tot in de jaarcijfers.
Dezelfde lijst op drie plekken.
Je klanten- of ledenlijst staat in de website, in een spreadsheet en in het pakket waar de facturen uit komen. Wie een adres wijzigt, wijzigt het op één plek. De andere twee lopen daarna achter.
Bestellingen die je zelf doorgeeft.
Er komt een bestelling binnen in de webshop en iemand zet hem over naar de voorraad of de planning. In een drukke week schuift dat op, en dan klopt de voorraad in je systeem al een dag niet meer.
Een nieuwsbrieflijst die achterloopt.
Er komen dagelijks klanten bij, de lijst voor je nieuwsbrief werk je een paar keer per jaar bij. De mensen die je het liefst bereikt, staan er op dat moment nog niet in.
Koppelingen die nu draaien.
Een greep uit koppelingen, gebouwd rond systemen die Strila zelf ontwikkelde.
Contributie die zichzelf bijhoudt.
Een vereniging beheert haar leden in een eigen portaal. De contributiefacturen die daar ontstaan gaan automatisch naar het boekhoudpakket, en elke ochtend komt de betaalstatus vanzelf terug. Het bestuur ziet in het portaal wie betaald heeft en wie nog een herinnering krijgt.
De ledenlijst is daar de baas over de adresgegevens. Het nieuwsbriefsysteem loopt vanzelf mee, dus een nieuw lid krijgt de eerstvolgende nieuwsbrief gewoon.
Betalen en bevestigen in één beweging.
Een skischool boekt haar lessen in een systeem dat Strila bouwde. Een koppeling met de betaaldienst regelt de aanbetaling bij het boeken en de restbetaling vlak voor vertrek, dus de administratie loopt mee met de boeking.
Een tweede koppeling zet de bevestiging klaar in de taal van de gast, met de gegevens uit die boeking erin. De gast leest zijn eigen taal, het kantoor houdt één systeem bij.
De systemen zelf, een ledenportaal en een boekingssysteem, staan op de pagina over webapplicaties.
Systemen op maatWat een koppeling betrouwbaar maakt.
Vier afspraken die Strila bij elke koppeling vooraf vastlegt, nog voor het bouwen begint.
- Eén systeem is de baas. Per gegeven spreken we af welk pakket de waarheid bijhoudt. Het andere volgt, dus een adres staat overal hetzelfde.
- Achterstand wordt vanzelf ingehaald. Ligt een van de twee kanten even stil, dan pakt de koppeling daarna de rij af vanaf het punt waar hij gebleven was.
- Alles komt in een logboek. Elke uitwisseling wordt vastgelegd, dus achteraf is te zien wat er wanneer is doorgegeven.
- Klopt er iets niet, dan meldt hij het meteen. Je krijgt bericht met wat er misging, en ik pak het op.
Van uitzoeken naar bewaken.
Uitzoeken
We leggen naast elkaar welk pakket wat bijhoudt. Daarna spreken we per gegeven af wie de baas is: het boekhoudpakket over de facturen, de webshop over de bestellingen.
Bouwen en meelopen
De koppeling wordt gebouwd en draait eerst naast het handwerk mee. Zolang dat loopt vergelijken we de twee, tot alles klopt.
Aanzetten en bewaken
Daarna gaat het handwerk eruit. Strila houdt de koppeling in de gaten en past hem aan zodra een van de pakketten verandert.
Een koppeling blijft werk.
Pakketten veranderen. Er komt een nieuwe versie, een veld krijgt een andere naam, een leverancier zet iets om. De bewaking laat dat zien en Strila past de koppeling aan, voordat jij het in je administratie terugziet.
Vraagt jouw proces om een heel systeem eromheen, dan bouwt Strila dat er ook bij. Hoe zo'n traject loopt, van eerste gesprek tot oplevering, staat in de werkwijze.
Wat klanten over koppelingen vragen.
Kan mijn pakket gekoppeld worden?
De meeste zakelijke pakketten kunnen tegenwoordig gegevens uitwisselen met andere software. Noem je de pakketten die je gebruikt, dan zoek ik vooraf uit wat er tussen die twee mogelijk is en wat de koppeling voor je kan doen.
Wat kost een koppeling?
Dat hangt af van hoeveel gegevens er heen en weer gaan en van wat de twee pakketten toelaten. We beginnen met een korte verkenning. Daarna krijg je één vaste prijs voor het bouwen en een vaste afspraak voor het beheer erna.
Wat als een van de systemen verandert?
Dan past Strila de koppeling aan. Het beheer loopt door: ik bewaak of de uitwisseling nog goed gaat en grijp in zodra een pakket iets omzet. Meestal is dat geregeld voordat het je opvalt.
Is dat veilig?
De koppeling krijgt toegang tot precies de gegevens die hij nodig heeft, het verkeer ertussen is versleuteld en elke uitwisseling komt in het logboek. Hoe Strila met beveiliging omgaat, lees je op beveiliging.
Twijfel je of jouw geval hierbij past? Zet het hieronder in het formulier, dan denk ik mee.
Alles over softwareZeg het maar.
Twee systemen die elkaar nog niet kennen, overtypwerk dat je zat bent of eerst gewoon een vraag: laat het weten.
